:: ครูนวพร ::

  • Today’s Photo

  • Calendar:

    กันยายน 2008
    อา พฤ
    « ส.ค.   ต.ค. »
     123456
    78910111213
    14151617181920
    21222324252627
    282930  
  • Archieves:

  • จำนวนผู้เข้าชม

    • 436,244 hits

เมื่อขงเบ้งสอนเล่าปี่เกี่ยวกับเทคนิคการบริหารเวลา

Posted by Kru nawaporn บน กันยายน 24, 2008

ทุกวันทุกคนบนโลกใบนี้มีเวลาเท่าเทียมกันคือ 24 ชั่วโมง อย่างไรก็ดี มองจากแง่มุมของเศรษฐศาสตร์ เวลาของทุกคนมีคุณค่าไม่เท่ากัน การบริหารเวลาของแต่ละคนจึงหมายถึงความแตกต่างระหว่างความสำเร็จกับความพ่ายแพ้ ค่าของเวลาเกี่ยวข้องกับสมรรถภาพ ซึ่งในแง่ธุรกิจคือต้นทุน ฉะนั้นสถาบันศึกษาทุกแห่งที่สอนวิชาการบริหารธุรกิจจึงมีหลักสูตรเกี่ยวกับการบริหารเวลา      clip_image004 

ครั้งหนึ่ง เล่าปี่ขอขงเบ้งให้แนะนำวิธีสร้างตนเป็นอภิมหาเศรษฐีแห่งดินแดน ขงเบ้ง ว่างานใหญ่เช่นนี้ต้องวางแผนและรู้จักบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

เล่าปี่ กล่าวว่า ข้าฯ เห็นด้วยในหลักการ แต่ทว่าข้าฯ มีงานมากมายที่ต้องทำทุกวันจนเวียนเกล้าเวียนศีรษะ ไม่เคยมีเวลาพอที่จะจัดการกับทุกสิ่งทุกอย่างได้เลย‘  ขงเบ้ง บอกให้ลูกน้องไปเตรียมก้อนหิน ก้อนกรวด ก้อนทราย และน้ำจำนวนหนึ่ง พร้อมถังเหล็กใหญ่หนึ่งใบ 

เล่าปี่ถามด้วยความแปลกใจท่านเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้เพื่ออะไร?’ 

ขงเบ้งยิ้มอย่างมีเลศนัย พร้อมกับตอบด้วยคำถามว่าท่านบริหารเวลาด้วยวิธีclip_image002ใด?’

เล่าปี่ตอบว่าข้าฯ   เคยคิดว่า ข้าฯ    มีเทคนิคที่ดีอยู่แล้ว คือใช้วิธีมอบหมาย ข้าฯ    มีผู้ช่วยอยู่รอบด้านตั้งแต่กวนอู เตียวหุย เจ้าหยุน ฯลฯ ซึ่งช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่ด้านต่างๆ แต่งานทั้งหลายก็ยังพันกันอีรุงตุงนัง ไม่สามารถปรับให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลดีขึ้นได้ เดิมข้าฯ    คิดว่าคือแมลงวันไม่มีหัวอยู่ตัวเดียว แต่หลังการใช้ระบบมอบหมายงาน กลับกลายเป็นว่าปัจจุบันบริษัทมีแมลงวันหัวขาดเป็นฝูง!! ขงเบ้งฟังแล้วจึงเริ่มอธิบายว่าเทคนิคการบริหารเวลาสามารถแบ่งเป็น สูง กลาง และต่ำ สามขั้น ขั้นต่ำเน้นการใช้เศษกระดาษบันทึก ขั้นกลาง เน้นการใช้แผนดำเนินงาน และตารางโปรแกรมประจำวันซึ่งสะท้อนความสำคัญของการวางแผน ส่วนขั้นสูง เน้นการจัดการโดยแบ่งแยกประเภทของหน้าที่การงานตามดีกรีความสำคัญของงานเพื่อพิจารณาลำดับความเร่งด่วนในการจัดการงานดังกล่าว ทั้งสามขั้นอันดับต่างมีเรื่องการมอบหมายงานเกี่ยวข้องอยู่ด้วยตามความต้องการของปริมาณและลักษณะเฉพาะของงานแต่ละชิ้น   clip_image006

เล่าปี่สารภาพว่าหากพิจารณาตามการแบ่งขั้นของเทคนิคการบริหารเวลาแล้ว ข้าฯ    ยอมรับว่าวิธีของข้าฯ   อยู่ที่ขั้นต่ำ เพราะใช้แค่การส่งใบ slip บันทึกขงเบ้งชี้ไปที่ถังเหล็กกับกองวัสดุที่ผู้ช่วยได้เตรียมเสร็จไว้มุมห้องพร้อมกล่าวว่า คำตอบของการบริหารขั้นสูงอยู่ในถังเหล็กใบใหญ่นี ้แหละ! ความจุของถังนี้เปรียบเสมือนขีดความสามารถของคนๆ หนึ่งในช่วงเวลาหนึ่ง ก้อนกรวดเปรียบได้กับงานที่สำคัญและเร่งด่วน ก้อนหินคือภาระที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เม็ดทรายเปรียบได้กับภาระที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และน้ำคือหน้าที่ที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน‘  

ขงเบ้งอธิบายพรางวาดผังประกอบคำอธิบาย ดังในตารางประกอบ

การบริหารเวลา 

งาน 

เร่งด่วน

ไม่เร่งด่วน

สำคัญ

ก. (งานประเภทที่เป็นก้อนกรวด)

ข. (งานประเภทที่เป็นก้อนหิน)

 

* วิกฤติการณ์

* ปัญหาที่ประชิดตัว

* งานที่มีกำหนดแน่นอน

* โครงการใหม่หรือการริเริ่มใหม่

* กฎระเบียบ

* การปฏิรูปประสิทธิภาพการผลิต

* การสร้างความสัมพันธ์กับผู้ร่วมงาน

* มาตรการการป้องปราม 

ไม่สำคัญ

ค. (งานประเภทที่เป็นเม็ดทราย)

ง. (งานประเภทที่เป็นน้ำ)

 

* รับรองแขกที่ไม่ได้รับเชิญ

* จัดการกับเอกสารทั่วไป

* เข้าประชุมทั่วไป

* กิจกรรมทั่วไปที่ไม่สำคัญ

* งานจุกจิกทั่วไปที่ทำหรือไม่ทำก็ได้

* งานเลี้ยงสังสรรค์ทั่วไปที่ไม่จำเป็น

* กิจกรรมที่น่าสนใจทั่วไป 

 

 ปกติท่านเน้นงานประเภทใด?” ขงเบ้งถาม   ก็ต้องเป็นประเภท ก.เล่าปี่ตอบอย่างไม่ลังเล

แล้วงานประเภท ข. ล่ะ?” ขงเบ้งถามต่อไป

เล่าปี่ตอบว่าข้าฯ ตระหนักถึงความสำคัญของงานประเภท ข. แต่ก็ไม่มีเวลาพอที่สนใจมัน 

เป็นอย่างนี้ใช่ไหมขงเบ้งถาม พรางใส่กรวดลงไปในถังเหล็กจนเต็มแล้วพยายามใส่ก้อนหินเข้าไปซึ่งใส่ไม่ได้ เล่าปี่ตอบว่า ใช่!”  

และหากเปลี่ยนวิธีบรรจุใหม่ล่ะ?” ขงเบ้งถามต่อ พลางใส่ก้อนหินทีละก้อนเข้าไปในถังก่อนจนใส่ไม่ได้

แล้วจึงถามเล่าปี่อีกว่าตอนนี้ถังเหล็กเต็มแล้วจะใส่อะไรลงไปอีกไม่ได้ใช่ไหม?”  ซึ่งเล่าปี่ตอบว่าใช่ 

จริงหรือ?” ขงเบ้งถาม แล้วหยิบก้อนกรวดใส่เข้าไปข้างบนถังแล้วเขย่าให้ก้อนกรวดตกลงไปในถังจนหมด

บัดนี้ถังเหล็กใบนี้ใส่อะไรลงไปอีกได้หรือไม่?” ขงเบ้งพูดพรางเทเม็ดทรายลงไปอีกจนหมด 

แล้วทีนี้ละ? ใส่อะไรลงไปอีกได้ไหม?” ขงเบ้งถามต่อไป 

แต่ก่อนที่เล่าปี่clip_image008มีโอกาสตอบ ขงเบ้งก็ตักน้ำที่เตรียมไว้ใส่ลงไปในถังเหล็กอีกจนหมดตอนนี้ท่านเข้าใจความหมายของการทดลองนี้แล้วหรือยัง?”

เล่าปี่ตอบว่า เข้าใจแล้ว นี่คือสิ่งที่ท่านกล่าวถึงเมื่อสักครู่เกี่ยวกับการจัดการแบบแยกประเภท และเลือกการจัดการก่อนหลังใช่ไหม?” 

ขงเบ้งตอบว่าใช่แล้ว การทดลองชี้ให้เห็นว่า หากถังเหล็กตั้งแต่แรกก็เติมเต็มไปด้วยก้อนกรวด ทราย และน้ำ ก็คงไม่มีโอกาสใส่ก้อนหินลงไปได้ แต่ถ้าใส่ก้อนหินลงไปก่อนในถัง ยังมีเนื้อที่ที่จะใส่สิ่งอื่นๆ เข้าไปได้อีก ดังนั้น การบริหารเวลาที่ได้ผลต้องดูว่า อะไรคือก้อนหิน อะไรคือก้อนกรวด เม็ดทราย และน้ำ ฯลฯ และไม่ว่าจะเป็นประการใดก็ต้องใส่ก้อนหินลงไปในถังเป็นอันดับแรก

เล่าปี่ยังถามว่า    “แล้วการวิเคราะห์แยกแยะเรื่องต่างๆ ออกเป็นสี่หมวดนี้มีผลอย่างไรล่ะ?”

ขงเบ้งตอบว่า
บุคคลจำพวกที่ว่าวุ่นอยู่กับเรื่องราวประเภทก้อนกรวด ย่อมมีความรู้สึกถูกเวลากดดันและวนเวียนอยู่ในแดนวิกฤตจนอ่อนล้า 

พวกที่เน้นเรื่องประเภทเม็ดทรายจะขาดพลังสร้างสรรค์ ชอบฟังคำพูดเพราะหู คบคนแบบผิวเผิน 

พวกที่นิยมเรื่องราวประเภทน้ำมักบกพร่องเรื่องสำนึกรับผิดชอบ แม้กระทั่งเรื่องสารทุกข์สุกดิบของตนเอง 

เล่าปี่ถามว่า เป็นไปได้ไหมที่ว่าถ้าเน้นก้อนหินมากเกินไป จะมองข้ามก้อนกรวด เพราะก้อนกรวดมากับความเร่งด่วน?” 

ท่านทราบไหมว่า ก้อนกรวดมาจากไหน? ก็มาจากก้อนหินที่แตกสลายไง!ขงเบ้งตอบ

คนที่ให้ความสำคัญกับเรื่องประเภทก้อนหิน จะมีก้อนกรวดน้อย คนที่เน้นก้อนกรวด ก็จะมีก้อนกรวดเยอะตลอด

ขงเบ้งสอนต่อไปว่า คนที่อิงเรื่องประเภทก้อนหินเป็นคนมีประสิทธิภาพ เพราะเขาจะเก่งในการวิเคราะห์สถานการณ์ เวลา และสิ่งแวดล้อม สามารถจับประเด็นหลักของปัญหา สามารถจัดการกับเรื่องเร่งด่วนและควบคุมสถานการณ์ไม่ให้เกินกว่าเหตุ กล้าฟันธงและใช้มาตรการป้องปราม บุคคลจำพวกนี้จะมีวิสัยทัศน์ มีอุดมการณ์ เคารพระเบียบ สามารถควบคุมตัวเอง ดำเนินชีวิตอย่างมีวินัย และสามารถทำงานชิ้นใหญ่ได้

เล่าปี่ชื่นชอบทฤษฎี วัตถุในถัง ของขงเบ้งเป็นอย่างมาก พร้อมกับสารภาพว่ามาวันนี้ ข้าฯ ถึงเข้าใจอย่างถ่องแท้แล้วว่า การต่อสู้ของข้าฯ ทำไมจึงยังลุ่มๆ ดอนๆ เพราะแม้ว่าข้าฯ   มีขุนพลเก่งๆ เช่น กวนอูและเตียวหุย แต่พวกเขาจะก้าวหน้าได้อย่างไร ตราบใดที่คนที่มีประสิทธิภาพสูงอย่างพวกเขาจมปลักอยู่กับเรื่องจิ๊บจ๊อย กับทำงานลักษณะ  เก็บเม็ดงาแต่ทิ้งแตงโม” (เจี่ยนเลอจือหมา ติวเลอซีกวา) ขืนดำเนินตามวิธีนี้ต่อไป ความพยายามของข้าฯ  ก็คงเป็นได้แค่ ความฝัน !

เกี่ยวกับผู้เขียน : เป็นดอกเตอร์ทางด้านประวัติศาสตร์และภาษาเอเชียตะวันออกจากมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด และเคยรับราชการที่กระทรวงการต่างประเทศ ตำแหน่งสุดท้ายคือรองปลัดระทรวง ปัจจุบันดำรงตำแหน่งรองกรรมการผู้จัดการใหญ่บริหาร เครือเจริญโภคภัณฑ์

คอลัมน์ คลื่นความคิด โดย สารสิน วีระผล มติชนรายวัน วันที่ 04 เมษายน พ.ศ. 2548 ปีที่28 ฉบับที่ 9886 

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: